Guía sobre el Registro de Jornada del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social

09 Julio 2019

El Departamento Jurídico de PIMEC te informa de las indicaciones contenidas en la Guía emitida por el Ministerio de Trabajo, en virtud de la cual se expresan los criterios en relación con la obligación por las empresas de llevar a cabo el registro de la jornada de sus personas trabajadoras, todo sin perjuicio de la interpretación de la norma que corresponde a los Juzgados y Tribunales.

Así mismo, detallamos las preguntas que de manera más frecuente nos trasladan nuestros socios, con las respuestas proporcionadas en cada caso.

 

  1. Tipos de empresas y de trabajadores a los cuales se aplica la obligación de dar a cabo un registro de la jornada efectiva:

Es obligatorio para todas las empresas, con independencia de su tamaño o facturación, registrar la jornada de todas las personas trabajadoras vinculadas con estas en virtud de una relación laboral ordinaria, al margen de su categoría o lugar de prestación efectiva de servicios.

Peculiaridades y excepciones:

  • Relaciones laborales de carácter especial: se estará a lo establecido en la normativa específica y a las normas de supletoriedad establecidas en cada caso. Pe: queda fuera del ámbito de obligación de registro el personal de alta dirección.
  • Personas con un pacto de libre disponibilidad del tiempo de trabajo o que su plena disposición horaria es una obligación contractual: es obligatorio llevar a cabo el registro de su jornada, sin perjuicio de la acreditación de su tiempo de trabajo mediante pacto particular de disponibilidad horaria, que ya se compensa económicamente (recomendable dejar constancia de este pacto).
  • Personas con régimen específico o particular en materia de registro:
    • Tiempo parcial: ya existe obligación de registro (Art. 12.4.c ET)
    • Jornadas especiales del trabajo (RD. 1561/1995).
  • Otras relaciones de trabajo excluidas del Estatuto de los Trabajadores: no hay obligación de llevar a cabo el registro de la jornada de personas que actúan como socios de trabajadores de cooperativas, ya que la normativa de cooperativas no prevé la planificación supletoria del Estatuto en materia de jornada, o trabajadores autónomos.
  • Fórmulas de flexibilidad del tiempo de trabajo y distribución irregular de la jornada: es aplicable la obligación de llevar a cabo el registro de la jornada de personas que trabajan a distancia o con horarios flexibles, aunque, en estos supuestos, el registro de jornada se tendrá que ponderar teniendo en cuenta cómputos temporales superiores al diario, con tal de globalizarse y controlar el tiempo efectivo de trabajo.

 

  1. ETT y subcontratación; ¿a quien corresponde la obligación del registro?

La empresa usuaria será la responsable de cumplir con el registro diario de jornada, así como con la obligación de conservar los registros durante el periodo marcado de cuatro años. La ETT tiene obligaciones en materia de Seguridad Social, por lo que esta y la empresa usuaria deberán establecer los procedimientos de aportación de los registros para el cumplimiento de la obligación de la ETT en esta materia.

En cuanto a la subcontratación de obras y servicios, será la empresa contratista la responsable del cumplimiento de todas las obligaciones en esta materia, pudiendo acordar con la empresa principal la posibilidad de utilizar su sistema de registro.

 

  1. ¿Qué se considera tiempo efectivo de trabajo y como se realiza el registro de la jornada de personas que se desplazan a otros centros de trabajo, o jornadas partidas?

La obligación concreta para las empresas consiste en hacer un registro diario de la jornada de trabajo, el cual ha de contener la hora específica de inicio y finalización de la jornada. Aunque, en las jornadas partidas es conveniente que se registre también todo lo que forme parte de esta, como las pausas diarias obligatorias, salvo cuando estas interrupciones están claramente expresadas en un documento legal, convencional o contractual, ya que estas pausas resultarán identificables mediante estos instrumentos.

En cuanto a los trabajadores desplazados fuera del centro de trabajo, será obligatorio registrar el tiempo efectivo de trabajo, sin incluir el tiempo de puesta a disposición, que se compensarán con dietas, ya que solo se ha de tener en consideración la jornada laboral contemplada en el Art. 34 ET.

 

  1. Medios que pueden ser utilizados para el cumplimiento de la obligación del registro de jornada:

La normativa no establece una modalidad específica de sistema de registro, sino que se limita a señalar que se ha de llevar a cabo día a día e incluir el momento de inicio y finalización de la jornada; así, se busca la autorregulación mediante la negociación colectiva o acuerdo de empresa.

Será válido cualquier sistema o medio (papel o telemático) apto para cumplir con el objetivo legal mencionado, consistente en proporcionar una información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, que garantice la trazabilidad y rastreo de la jornada una vez registrada.

Si el medio requiere acceso a dispositivos digitales, uso de sistemas de videovigilancia o geolocalización, se ha de respetar el derecho a la intimidad de la persona trabajadora (protección de datos).

El sistema se puede establecer unilateralmente por la empresa dentro de ciertos márgenes, en defecto de regulación convencional o acuerdo colectivo, el empresario puede establecer un sistema propio que, en todo caso, ha de ser sometido a consulta de los representantes legales[1], y en caso de que esta no exista, el empresario deberá de cumplir con los requisitos y objetivos de la norma.

 

  1. Medios de conservación de registro:

Se puede conservar a través de cualquier medio, siempre que se garantice su preservación, fiabilidad e invariabilidad a posteriori del contenido.

Las personas trabajadoras, sus representantes y la inspección de Trabajo tienen derecho a acceder a los mismos en cualquier momento, sin poder condicionar este acceso de ninguna manera.

Así, el registro se ha de conservar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesible desde el mismo de forma inmediata. La permanencia a disposición no implica la obligación de entregar copias periódicas, salvo pacto expreso en contrario.

 

  1. Registro de horas extraordinarias:

El registro de jornada y el registro de horas extraordinarias son obligaciones legales independientes y compatibles, aunque el primero de los registros se puede utilizar para cumplir con la obligación de llevar a cabo el segundo.

 

  1. FAQ:

P: Si una persona no tiene un contrato de alta dirección pero realiza tareas de gestión y dirección de la empresa, ¿tiene la obligación de fichar?

R: Siempre que esté vinculado contractualmente en virtud de contrato ordinario existirá la obligación de registrar su jornada.

 

P: Si la empresa contratista utiliza sus medios de fichaje, ¿lo puede hacer de manera gratuita o tiene que haber algún tipo de contraprestación?

R: Es necesario que haya una contraprestación si la empresa contratista utiliza los medios de fichaje de la empresa principal; de esta manera evitaremos proporcionar indicios de la existencia de una cesión ilegal de personas trabajadoras.

 

P: Si el sistema elegido por la empresa es en medio papel, ¿es obligatorio que las personas trabajadoras firmen el mismo para que sea válido?

R: La firma de la persona trabajadora no es un requisito de validez; únicamente en el supuesto que así se haya pactado, la firma será obligatoria.

 

P: ¿Hemos de informar del uso de los datos que se recogen?

R: Sí, ya que estas fechas están protegidas por la LOPD.

 

Más información:

 

Departamento Jurídico

  Estrella Rincón y Guillem Àngeles

Teléfono: 934.964.500

Correo electrónico: erincon@pimec.org y gangeles@pimec.org

 


[1] Se entiende por consulta el permitir a los representantes el intercambio de opiniones y la apertura de un diálogo entre empresario y Comité de Empresa, incluyendo en su caso la emisión del informe previo.